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Software de gestión de flotas: 7 soluciones para el fleet manager

7 de julio, 2020

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A pesar de que toda operativa empresarial conlleva la coordinación de múltiples elementos y ciertas dosis de incertidumbre, puede que los actores de la cadena logística y el transporte, por su naturaleza, encabecen el ranking de los profesionales que mayor número de factores deben combinar para acertar en sus decisiones.

Aquellas compañías que deben entregar, cargar y/o transportar mercancías por medio de varios vehículos, y adaptar esas entregas a distintos escenarios, necesitan de un software de transporte con el que lograrlo de manera óptima y fiable. 

 

¿Qué dificultades soluciona un software de transporte?

La gestión de flota, como administración de un conjunto de unidades vehiculares, tiene como fin la minimización de los riesgos que se asocian con la inversión, así como la optimización de y la obtención de la máxima productividad de los recursos disponibles. A continuación se mencionan las dificultades a las que da respuesta un software de gestión de flotas:

 

1. El control sobre los vehículos y los conductores

La desinformación es altamente costosa en una compañía con una flota de vehículos. Es sinónimo de consumos de combustible por encima de lo necesario, de más kilómetros recorridos de los imprescindibles, de mayor coste en los mantenimientos o de fraude. En resumen, de ineficiencia. Un software de control de flotas permite subsanar todo ello proporcionando el control integral al gestor de flotas, que de manera sencilla puede conocer cualquier dato que precise. Además puede obtener informes segmentados por distintos criterios en cualquier momento y recibir alertas cuando se produce una situación anómala.  

 

2. El fraude en cualquier punto de la operativa

El fraude tiene, en el sector logístico y de transporte, muchas caras. Las malas prácticas tienen incidencia directa en la productividad de una flota y encarecen la operativa de manera considerable. En muchos casos, hasta que no se usa un software de control de flotas es difícil de detectar. Con esta herramienta se detectan cargas indebidas de combustible, usos indebidos de vehículo de la flota y estafas en el mantenimiento. Para prevenir el fraude en la gestión de flotas, la tecnología es la respuesta

 

3. La visibilidad y la trazabilidad de las mercancías

Perder la visibilidad de una carga, aunque solo sea en parte de su trayectoria, no solo es costoso; también puede resultar peligroso. La trazabilidad está en la misma base de lo que hoy se entiende por logística moderna. El actual auge del comercio electrónico lleva implicada la necesidad, más marcada que nunca, de saber en todo momento dónde se localiza cada carga. Si se trata de mercancías sensibles o peligrosas, aún más. Un sistema de gestión de flotas para la logística sanitaria y farmacéutica, una de las más exigentes, permite obtener una extrema trazabilidad y un exhaustivo control de calidad, además de adoptar las normativas nacionales e internacionales oportunas para ese tipo de mercancía.

 

4. Los costes de mantenimiento

El gran caballo de batalla de los gestores de vehículos siguen siendo los costes. Mediante un software de gestión de flotas se produce el registro y análisis de los datos, la monitorización del consumo de combustible, el control de mantenimientos de los vehículos y la optimización de las rutas de entrega. En materia de eficiencia, permite utilizar menos vehículos para el mismo servicio o aumentar éste con la misma flota, y además conocer cuándo ha llegado el momento adecuado para renovar las unidades. 

 

5. La adecuada gestión del tiempo

La gestión de una flota acarrea una gran cantidad de acciones y el uso de mucha información para ello. Los administradores de unidades vehiculares coinciden en que el tiempo es siempre escaso para realizar su trabajo con eficiencia. Buena parte de la culpa de ello la tiene el uso de métodos de trabajo en ocasiones rudimentarios, como el papel y el lápiz, la carta o el propio teléfono. También es común el uso de herramientas como la plantilla de Excel para el control de kilometraje de vehículos.

Un software de gestión de vehículos representa ahorros de tiempo sustanciales porque reúne los datos en un único lugar, los hace accesibles desde varios dispositivos en cualquier momento, aumenta el control de vehículos y conductores e integra múltiples funciones, que además se automatizan. 

 

6. La seguridad y privacidad de los datos

El uso de grandes volúmenes de información caracteriza a la logística, en mayor medida cuanto mayor sea el número de vehículos implicados y mayor sea la importancia de la trazabilidad. Ese aumento progresivo de la información sensible representa un peligro cuando se mantiene el uso del papel como principal soporte para todo tipo de documentos, como facturas, albaranes, cartas de porte, etc. Mediante un software de gestión de flotas se evitan las pérdidas de datos y se controla quién accede a la información en cada momento.  

 

7. El vencimiento de los documentos legales

Todo gestor de flota se ha encontrado con la dificultad que representa saber que todos los vehículos operativos y todos los conductores que los manejan cuentan con la documentación en regla. Se trata de información muy valiosa; un plazo vencido o la falta de un permiso se traducen en sanciones económicas y en la inmovilización de los vehículos. La gestión de documentos en la logística 4.0 se basa en las ventajas de la digitalización. Un software de gestión de flotas permite controlar hasta el más mínimo detalle relativo a la gestión de documentos y configurar alertas que pongan sobre aviso cuando sea preciso. 

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