29 octubre, 2019
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Cualquier empresa de transporte o logística que tenga una flota de vehículos necesita llevar a cabo una importante labor de organización y gestión de su uso.
En estas empresas, el principal activo productivo son un conjunto de transportes de diverso tipo: transporte ligero, transporte pesado, turismos, vehículos de transporte de pasajeros, etc. Y, por eso, es necesario gestionar la flota de vehículos de la forma más eficaz (que preste el servicio correctamente), pero también de la forma más eficiente (que sea lo más económico posible).
* Política de la flota de vehículos
La empresa tiene que implantar una estrategia general de gestión a largo plazo para conseguir sus objetivos, y el principal en cualquier compañía es conseguir los mejores resultados económicos posibles.
Dentro de esta política general de gestión, tendremos diferentes políticas para cada uno de los departamentos (administración, recursos humanos, comercial, etc.). La que ahora nos interesa es la política de gestión de la flota de vehículos, seguramente la más importante para una empresa que utilice medios de transporte para desarrollar su actividad.
En esta política se definen los principios fundamentales sobre cómo se deben utilizar los vehículos: mantenimiento, política de adquisición de nuevos vehículos, retirada de vehículos, mantenimientos y reparaciones, control de costes (combustibles, reparaciones, mantenimientos preventivos, etc.).
Por eso, la política de gestión de la flota de vehículos debe ser conocida por todo el personal de la empresa que tenga responsabilidad sobre los medios de transporte: conductores, mecánicos, responsables de flota, mandos intermedios, dirección.
* Operación de los vehículos
La operación de los vehículos es el apartado de la gestión de flota que se encarga de definir cómo vamos a utilizar los vehículos de la forma más eficiente posible y cómo vamos a controlar sus costes.
Es necesario poner por escrito un manual de operación de flota para que los criterios queden claramente definidos y toda la empresa pueda conocerlos y consultarlos cuando sea necesario. En el manual de flota se fijarán los aspectos básicos de la operación de vehículos: planificación y seguimiento de los mantenimientos mecánicos necesarios; política de reparación de averías; control de los recambios que se deben utilizar; sistema de control del consumo de combustible; localización y reparto de los vehículos por los distintos centros de trabajo; y gestión informatizada de toda la operación de vehículos.
* Adquisición de los vehículos
En cualquier política de flota, hay un apartado que no puede faltar: la adquisición de vehículos. Hay que planificar cuál es la forma más rentable de adquirir los vehículos. Para ello, es necesario hacer un completo análisis financiero para saber qué interesa más: vehículos en propiedad, arrendamiento a largo plazo (renting) o arrendamiento financiero (leasing). O bien optar por un modelo mixto en el que coexistan diferentes formas de adquisición.
También hay que fijar por escrito cuál es la prioridad a la hora de elegir qué tipos de vehículos necesitamos: diésel, eléctricos, híbridos, gas natural, etc. Dependiendo del servicio que presten esos vehículos será más rentable uno u otro tipo de combustible. Por eso es necesario que queden por escrito cuáles son las preferencias de adquisición.
En el caso de que se opte por adquirir vehículos de segunda mano, hay que dejarle claro al responsable de compras cuáles son los requisitos que la empresa exige para este tipo de adquisiciones: antigüedad máxima, kilometrajes máximos, marcas que se pueden adquirir, etc.
Hay otros aspectos a definir en la adquisición de vehículos:
- Si es necesario optar por modelos básicos o de alta gama.
- Si es conveniente homogeneizar la flota en cuanto a marcas y modelos o es conveniente tener una variedad.
- Qué seguros necesitamos para nuestros vehículos: todo riesgo, básicos, todo riesgo con franquicia.
- Relación de proveedores autorizados a los que podemos adquirir nuestros vehículos.
- Designar un responsable de compras de vehículos que reporte a la dirección y que gestione toda la política de adquisición.
* Retirada de los vehículos
Este es un apartado importante en la gestión de flotas. Hay que definir cuáles son los criterios a tener en cuenta para retirar un vehículo para que no tengamos vehículos improductivos y poco rentables. Por ejemplo, se puede definir una edad o kilometraje máximo que pueden alcanzar los vehículos.
También hay que fijar cuáles son las prioridades a la hora de retirar vehículos o si se pueden pasar vehículos más antiguos a otros departamentos con menos exigencia o desgaste.
Tenemos que contar también con un canal de salida para los vehículos retirados: compradores de segunda mano, desguaces, etc.
* Cálculo óptimo del número de vehículos de la flota
Definir un número óptimo de vehículos que necesitamos es crucial para nuestra empresa, pero a veces se puede hacer complejo. La idea es no tener ni vehículos de menos ni vehículos de más, expresado de una forma básica. Si tenemos más vehículos de los que necesitamos estaríamos ante una situación de activos improductivos o infrautilizados, lo que dispara los costes de la empresa.
Podemos hacer una planificación de rutas para fijar un máximo de kilómetros por vehículos o el límite de los costes variables por cada operación. Para ello podemos ayudarnos de un software específico que nos ayude a planificar las rutas.
*Control y seguimiento de los vehículos
Los vehículos deben tener un control y seguimiento permanente. Es necesario saber la productividad de los mismos en cuanto a consumos de combustible (litros de consumo cada 100 kilómetros) y también el coste de sus mantenimientos (preventivos y correctivos). Estos son los principales gastos de un vehículo, y el responsable de flota debe controlarlos. Para ello es conveniente utilizar un software especializado en gestión de flotas que permita la anotación de los costes y las incidencias de los vehículos. Con esta información podremos hacer los análisis que necesitamos.
Como hemos visto, una empresa que cuente con una flota de vehículos debe organizar a la perfección todo lo relacionado con sus medios de transporte. Al tratarse de uno de los activos principales para el desarrollo de la actividad, es esencial ser capaz de controlar y analizar el funcionamiento de la flota para saber si está siendo rentable y eficiente. De este modo, la empresa podrá prever y actuar ante situaciones indeseadas y protegerá sus beneficios como meta principal.
