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Prevenir el fraude en la gestión de flotas: la tecnología es la respuesta

22 de junio, 2020

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José Ángel Sanz
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José Ángel Sanz
Categoría
Control de gastos

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Reducir los gastos operativos es uno de los retos a los que se enfrenta a diario un fleet manager. El fraude, en sus diferentes vertientes, es uno de los grandes enemigos que se deben combatir si se quiere preservar la productividad y la eficiencia en una compañía. Para prevenir el fraude en la gestión de flotas es imprescindible conocer cuáles son los puntos débiles en los que pueden darse este tipo de trampas. 

 

¿Cómo se produce el fraude en la gestión de flotas?

 

Los gerentes de flotas se enfrentan, en el caso del fraude, a una adversidad que en muchas ocasiones es difícil tanto de detectar como de subsanar. La logística y el transporte no están exentos de una de las trampas comunes a todas las empresas y en todos los sectores; asignar a la compañía gastos de carácter personal. Sin embargo, por sus particularidades, las compañías de transporte están especialmente expuestas a sufrir fraudes relacionados con el combustible. 

Fraude en el combustible

Una de las estafas más comunes es que el operador de un vehículo impute a la compañía gastos en un combustible que, en realidad, termina en el depósito de otro vehículo, ya sea por completo o en un porcentaje. En otras ocasiones puede darse que, después de la carga, el propio conductor extraiga carburante del depósito del vehículo, bien para revenderlo o bien para su uso particular. Otra artimaña es la de pactar con otra persona la sustracción de parte del combustible a cambio de dinero, y atribuir esa pérdida a un robo. 

Fraude por uso indebido del vehículo

Para prevenir el fraude en la gestión de flotas es importante tener en cuenta que, en muchas ocasiones, el fraude puede darse cuando el vehículo recorre más kilómetros de los que debe porque el operario utiliza la unidad para usos personales. Otro ejemplo recurrente es el de mantener el vehículo en marcha durante largos tiempos de espera para disfrutar del sistema de aire acondicionado o el sistema de entretenimiento a bordo.   

Fraude en el mantenimiento

Los mantenimientos son otra fuente de posibles trampas. La gestión de flotas debe considerar en todo momento la importancia de tener un programa de mantenimiento preventivo para la flota de vehículos. Es la única forma de no caer en reparaciones correctivas que resultan más costosas y muchas veces obligan a mantener el vehículo inoperativo. En ocasiones las suspicacias de los gestores de flotas con los talleres de mantenimiento están justificadas, porque se han producido casos en los que se querían sustituir piezas en buen estado por otras nuevas, o cobrar a mayor precio del real ciertas piezas o reparaciones. 

 

Software de gestión de flotas vehiculares

Antes de saber qué es un software de gestión de flotas y cuáles son sus ventajas es necesario entender el contexto en el que se trabaja en el sector de la logística hoy; 2020 será el año en el que el 33% de las cadenas de suministro de todo el mundo utilizarán herramientas que tienen como base en análisis de datos y la digitalización. Son datos extraídos del informe IDC FutureScape para la Supply Chain, que refleja también como consecuencia de esa implantación un incremento de la eficiencia en un 10% y del rendimiento de los servicios en un 5%. 

Los gestores de flotas tienen en los software de gestión de flotas a un valioso aliado, no solo para la reducción de costes y la mejora de la eficiencia logística, sino también para prevenir el fraude en la gestión de flotas. Gracias a ello se puede conseguir que todos los recursos de una compañía se utilicen de manera correcta.

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Control total de cada unidad

Las actuales herramientas tecnológicas ofrecen un total control de cada vehículo, de manera que el gestor de flotas puede saber, en tiempo real y en cualquier momento que lo desee, en qué punto exacto se encuentra cada unidad. Gracias a ello puede detectar usos fraudulentos de los vehículos en el caso de que, por ejemplo, los conductores se hayan desviado de la ruta preestablecida, retrasando la entrega de una mercancía o consumiendo más combustible del que deberían. 

Cruce de datos

Con un software de gestión de flotas puede detectarse si un vehículo ha consumido carburante mientras ha estado detenido. Con el objetivo de reducir los gastos en la gestión de una flota de vehículos, pero también de prevenir el fraude, un software de gestión permite comparar datos provenientes de distintos proveedores, lo que se traduce en una minimización de las estafas por mantenimientos y reparaciones. 

Para prevenir el fraude en la gestión de flotas los software de gestión son especialmente útiles, porque dan acceso a toda la información de la flota desde varios dispositivos y a la consulta de registros históricos, lo que permite detectar tendencias en diferentes periodos de tiempo. Además, son configurables para emitir alertas sobre situaciones fraudulentas, como por ejemplo una carga de combustible no programada.

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