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Plantilla de Excel para el control de kilometraje de vehículos: así se debe configurar

3 de marzo, 2020

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Javier Arambarri
Escrito por
Javier Arambarri
Categoría
Gestión de flotas

En este artículo te vamos a explicar cómo puedes crear una plantilla Excel para el control de kilometraje de vehículos.

Si tienes una flota de vehículos, deberás llevar un control riguroso de diferentes parámetros, como los kilómetros recorridos, el coste del combustible o los mantenimientos y las revisiones periódicas. Siempre debes contar con esta información de manera actualizada y lograr que sea fácil tanto de entender como de analizar. De esta forma, conseguiremos que nuestros costes no se disparen.

 

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El principal elemento a controlar es el kilometraje que realiza cada vehículo. En este registro es en el que nos vamos a centrar en este artículo.

En internet podrás encontrar diferentes plantillas Excel para llevar este tipo de control, pero si prefieres hacerla tú mismo, aquí te vamos a explicar cómo puedes confeccionar una.

 

Crear la fila de encabezados de la plantilla Excel para el control de kilometraje de vehículos

Una vez hayamos abierto una nueva hoja de Excel, nos dirigimos a la fila 1 para crear los encabezados de las columnas que vamos a utilizar para anotar los datos que necesitamos.

  • Celda A1 - Fecha. En la columna A, iremos anotando las diferentes fechas en las que vamos a hacer un control de kilómetros. Tendremos que registrar la fecha en la que se producen los diferentes desplazamientos de vehículos.
  • Celda B1 - Nombre del conductor. Así sabremos quién es el responsable de hacer el registro de kilómetros ese día.
  • Celda C1 - Matrícula del vehículo. Se trata de un dato importante, sobre todo si queremos llevar el control de más de un vehículo en la misma hoja.
  • Celda D1 - Kilómetros iniciales. Tendremos que poner los kilómetros que marca el odómetro antes de iniciar el viaje.
  • Celda E1 - Kilómetros finales. Se escribirán los kilómetros que marque el cuentakilómetros al final del trayecto recorrido.
  • Celda F1 - Kilómetros recorridos. Es la diferencia entre los kilómetros iniciales y finales del viaje, es decir, el número total de kilómetros recorridos. Para hacer el cálculo de forma automática, tendremos que escribir a partir de F2 la siguiente fórmula: =E2-D2, para que calcule los kilómetros de ese registro correspondiente a la fila 2. Lo mismo tendremos que hacer en las siguientes filas, para que calcule todos los desplazamientos anotados cada uno en una fila. Para simplificar podemos utilizar la herramienta “arrastrar” situando el cursor en la esquina inferior derecha de la celda F2. Así tendremos la fórmula repetida en todas las celdas sin tener que volverlas a escribir.
  • Celda G1 - Repostajes. Para conseguir el máximo rendimiento de tu flota con el control de combustible es necesario conocer todo lo relacionado con el gasto en este apartado. Una forma sencilla de controlar el coste económico de los repostajes de combustible es añadir esta columna. Cada vez que se realice un repostaje coincidiendo con un viaje, se anotará su importe económico. Así podemos calcular el coste que supone el/los diferentes trayectos que realizamos. También nos servirá para saber la cantidad de kilómetros que se recorren con una determinada cantidad de dinero. Este dato es fundamental para saber el coste total por kilómetro, uno de los costes relacionados con la gestión de flotas más relevantes.
  • Celda H1 - Litros de repostaje. Para  crear una plantilla Excel para el control de kilometraje de vehículos, este dato es interesante anotarlo cada vez que repostamos. El precio del combustible sube y baja con mucha frecuencia. Es necesario saber los litros que repostamos para poder controlar en consumo en litros de combustible, independientemente del precio. Así sabemos qué vehículos son más eficientes y cuáles pueden tener unos consumos anormales. Este dato es mucho más preciso que el del coste del repostaje, ya que nos da una información objetiva de consumo sin tener en cuenta la coyuntura de precios.

 

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¿Cómo llevar mediante Excel el control de kilometrajes de una flota grande de vehículos?

Para disponer del control de kilometrajes de más de un vehículo podemos optar por crear un libro para cada vehículo. Esto tiene el inconveniente de hacer que la información esté más dispersa y de complicar la labor de control. También podemos anotar, en una misma hoja, los controles de kilómetros de más de un vehículo, y utilizar la herramienta filtros y autofiltros, así como la función de subtotales para analizar un vehículo en cuestión.

Otra alternativa es utilizar el mismo libro, pero creando diferentes hojas, una para cada vehículo. 

¿Cuándo debo prescindir de Excel y utilizar herramientas específicas?

Excel es un programa muy potente y que sirve para infinidad de situaciones y cálculos diferentes. Esto, que es su gran virtud, también es su tendón de Aquiles. Muchas veces, los responsables de la gestión de una empresa se empeñan, no solo en crear una plantilla Excel para el control de kilometraje de vehículos, sino en hacerlo para casi todo: facturación, almacén, control de costes, logística, etc.

Con el tiempo, se van acumulando las diferentes hojas de cálculos y la tarea se hace cada vez más tediosa y compleja. La información está dispersa y los errores se multiplican. Basta con escribir mal una fórmula o escribir un dato incorrectamente para que la información que estemos analizando no sea real.

Para evitar esto y llevar un control más exhaustivo y profesional, es aconsejable utilizar herramientas específicas para este sector, con las que tomar mejores decisiones y ahorrar tiempo con una app móvil de gestión de flotas. Pulpomatic es un software de gestión de flotas, en una sola pantalla, con toda la información necesaria para gestionar nuestros vehículos, ya que podemos hacer más eficiente la recogida, análisis y comparación de datos acerca de kilómetros, costes, mantenimientos, etc. 

 

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