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Las TIC en la gestión de flotas de vehículos

17 de agosto, 2020

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La utilización de las TIC en la gestión de flotas de vehículos ha tenido importantes repercusiones desde sus inicios hasta la actualidad. Las principales ventajas asociadas a la implementación de las Tecnologías de la Información y Comunicación son la reducción de costes, un incremento de los ingresos, la provisión de servicios y aplicaciones y el aumento de la capacidad de invertir en nuevos proyectos de innovación.

 

Las TIC y la digitalización del sector

La transformación digital de las compañías que operan en el sector del transporte o las flotas comerciales conlleva una apuesta decidida por las tecnologías de la información y la comunicación. Desde hace años es común el uso de sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP, de CRMs y de diferentes software de gestión de almacén o SGA. Las plataformas y software de gestión de flotas se encuentran en una fase de crecimiento e implantación global por las ventajas que proporcionan, en especial para la mejora de la eficiencia, el ahorro de costes y la optimización de procesos.

 

Software de gestión de flotas

Las aplicaciones específicas de las TIC dedicadas al sector del transporte recaen, en buena parte, en soluciones de planificación y gestión de flotas y rutas. Un software de gestión de flotas permite la administración de tareas complejas, en las que se realizan de manera simultánea tareas como la asignación de vehículos y conductores, el control de los mantenimientos de las unidades o el cálculo de las rutas óptimas. También concede el control de la flota, porque proporciona información clave para tomar las mejores decisiones, como por ejemplo cuándo ha llegado el momento de sustituir un vehículo por otro más eficiente. 

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Trazabilidad de las mercancías

En el terreno logístico se concede una especial relevancia a la trazabilidad de las mercancías. Por ello el acceso y el control de la información sobre todo el proceso, desde la recepción de la mercancía y su almacenaje, hasta su entrega, es un factor determinante. La implantación de las TIC en la gestión de flotas proporciona ventajas concretas que van más allá de esa trazabilidad, porque se extienden a la reducción de los tiempos de entrega y a la disminución de las equivocaciones en esas entregas. 

Todo ello se deriva de una toma de decisiones más acertada y en tiempo real, que permite una reacción inmediata en el caso de producirse algún fallo en la cadena logística. La mejora de la rentabilidad y de la cuenta de resultados de las empresas del sector también viene originada por el mayor ratio de satisfacción del cliente con el servicio aportado.  

 

Centralización y digitalización documental

La facturación electrónica, con mayor difusión, y la firma o certificado digital, en menor medida, son dos herramientas ya presentes por parte de las TIC en la gestión de flotas. Pero los mejores software de gestión de flotas no solo recopilan datos de manera automatizada, los alojan en la nube y los hacen accesibles desde varios dispositivos. 

También integran la información procedente de los proveedores. Y, además, centralizan la documentación, para que se encuentre disponible en un único lugar de consulta, y la digitalizan. Eso se traduce en que el gestor de flotas pueda decir adiós a numerosas tareas de poco valor añadido, en considerables ganancias de tiempo y en una mayor seguridad de toda la información de la operativa. 

Por otra parte, los sectores de servicios profesionales y de transporte tienen por delante un escenario de adopción progresiva de la estrategia cloud para mejorar los resultados de su negocio. 

 

Barreras para la implementación de las TIC en la gestión de flotas

A pesar de la optimización de procesos logísticos en la gestión de una flota vehicular que permiten las TIC, aún existen barreras que impiden que su presencia sea más amplia. Esto afecta a la adopción de estas tecnologías en las fases más básicas, pero también en su aprovechamiento del Big data, el Internet de las cosas (IoT) o la inteligencia artificial. 

Una de esas dificultades para implantar las TIC en la administración de flotas es la escasa formación en competencias digitales de los empleados de las organizaciones empresariales, en especial las de tamaño medio y pequeño. En términos de reticencia al cambio en una organización y cómo superarla, es necesario realizar una labor de capacitación para los empleados que en muchas ocasiones es muy inferior a la que ellos mismos piensan. En el caso de los software de gestión vehicular, su uso es cada vez más intuitivo, sencillo y ágil. Además, se integra con el resto de herramientas que ya se emplean en la compañía.

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