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Estrategias cruciales para una correcta gestión documental de flotas

14 septiembre, 2021

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Categoría
Mantenimiento
Como administrador de la flota, debes estar al tanto de toda la gestión y el papeleo. De lo contrario, corres el riesgo de problemas de cumplimiento e interrupciones no deseadas del servicio. Pero hacer malabares con todos los registros de personal, las hojas de tiempo y los informes es una pesadilla organizativa.

Si te preguntas: ¿cómo realizar una gestión documental para mi flota de manera eficiente?, sigue leyendo para descubrir las ventajas de olvidarte de los sistemas tradicionales y aprovechar el potencial de la nube.

Mejora la productividad y la gestión de proyectos

Hacer un seguimiento de docenas, o incluso cientos, de piezas, herramientas, equipos, suministros y vehículos puede resultar abrumador. Sin embargo, es imprescindible para asegurar el buen rendimiento de tu flota. El inventario perdido o robado, los activos infrautilizados y el desabastecimiento reducen la productividad y aumentan los costos de la flota.
 
Ahora bien, llevar los registros en papel o con hojas de cálculo es ineficaz. La información debe actualizarse constantemente a mano y nunca serán datos en tiempo real. Esto significa que es más difícil tomar las decisiones correctas en el momento adecuado. Lo que resulta en gastos innecesarios y activos potencialmente subutilizados o infrautilizados.
 
En cambio, el software de gestión de flotas realiza un seguimiento del inventario y las asignaciones de vehículos, todo en un solo lugar. Los datos siempre están actualizados y son de fácil acceso. De esta manera, como gerente o administrador de flota obtienes más visibilidad y control sobre tus operaciones al realizar la centralización de datos.
 

Gestión documental para mi flota: cómo hacerlo utilizando la nube

Los formularios y registros en papel han sido lo normal durante décadas. Pero tienen varias desventajas:
 
  • Es un proceso lento y tedioso. Los papeles deben engraparse, escanearse, enviarse por correo y almacenarse en archivadores voluminosos;
  • Los papeles ocupan una gran cantidad de espacio físico;
  • A menudo se pierden durante el transporte;
  • Son más susceptibles a robos y daños, y los documentos se desvanecen con el tiempo;
  • Es más caro y no es precisamente ecológico.

Lo digital es la nueva normalidad

El software de gestión de flotas es una solución potente y fácil de usar para los administradores de flotas modernos. Realiza un seguimiento de los datos esenciales de tu flota vehicular en la nube. También se integra con una variedad de soluciones de terceros, como tu ERP, tus herramientas de planificación o CRM.
 
Almacenar la información en la nube facilita el acceso y mejora la transparencia. Se pueden agregar etiquetas a la documentación, de modo que localizarla es rápido y sencillo. A medida que la gestión de flotas se vuelve más compleja, el manejo en la nube garantiza que una empresa pueda escalar su operativa cuando lo necesite.
 
Un sistema de gestión del ciclo de vida de los documentos bien planificado dará como resultado:
 
  • Enormes ahorros en costes y horas de personal.
  • Cumplimiento legal mejorado/simplificado.
  • Acceso rápido a la información de mi flota con documentos actualizados (para personas autorizadas).
  • Una huella de carbono reducida.
  • Oportunidades de crecimiento masivo.
  • Un excelente retorno de la inversión.
Para terminar, la gestión del ciclo de vida de los documentos siempre ha sido un tema complicado. Afortunadamente, la digitalización de la gestión de flotas implica que todos los aspectos de la tarea se pueden mejorar de forma sencilla y eficaz.
 

La gran ventaja es que casi todos los procesos se pueden automatizar. Como resultado, se minimiza o elimina cualquier posibilidad de error humano y se ahorran innumerables horas de tedioso trabajo. En fin, aunque la gestión de documentos tiende a ser compleja y tediosa, la mayoría de los desafíos se pueden superar mediante sistemas probados que automaticen la gestión documental de tu flota.

 

 

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