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¿Conviene tener una planilla de excel para el control de combustible?

4 septiembre, 2021

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Tener una planilla de control de combustible es tan solo un primer paso para gestionar de mejor manera tu flota. Después de los costos laborales, la segunda categoría de gastos más grande es justamente la que corresponde al combustible, siendo una fuente constante de estrés y pérdida de dinero. Y lo es, si no lo vigilas.

Sin embargo, si ya estás utilizando una solución de gestión de flotas, controlar el consumo de combustible no es un tema complejo. Aquí te explicamos como el uso de tecnología puede ayudarte a descubrir oportunidades en términos de eficiencia para reducir este gasto.
 

¿Qué debes considerar para el correcto control de combustible de tu flota?

Las hojas de cálculo en Excel son económicas y fáciles de usar. No obstante, cuando se trata del consumo y control de inventarios de combustibles en la gestión de flotas, es probable que obtengas lo que pagas. Si bien te brindamos un manual de procedimientos de lo que debe incluir tu hoja de administración de gastos, nuestra idea es que una vez descubras cómo llevar tu esquema, esto te sirva para llevarlo al siguiente nivel.
 

Sistema de administración de flotas: lo que debe incluir

La parte superior de la planilla control de combustible debe incluir información básica sobre el vehículo. Puede incluir el año, marca, modelo y número de identificación, la capacidad del tanque y el tipo de gasolina requerido, así como el costo y cuando se realizó el mantenimiento más reciente del vehículo y cuándo está previsto que se vuelva a llevar a cabo:
  • Información del vehículo.
  • Información de repostaje.
  • Último servicio.
  • Próximo servicio.
 
Debajo de la información básica del vehículo es donde debes enumerar los detalles específicos del viaje. Esto incluye lo siguiente:
  • Fecha de viaje.
  • Nombre del conductor (nombre y apellido).
  • Hora de inicio del viaje.
  • Hora de finalización del viaje.
  • Lugar de inicio.
  • Dirección de destino.
  • Propósito del viaje.
  • Kilometraje inicial.
  • Kilometraje final.
  • Total de millas recorridas.
  • Detalles de carga (costo por galón y costo total de llenado).

Desafíos de llevar tu información de manera manual

El problema grave aquí es que, después de recopilar los datos manualmente, se toman decisiones vitales sobre una base de datos incompletos o inexactos. Para evitarlo, la automatización es la respuesta natural.

Seguimiento de costos con un software de gestión

Para que tus activos móviles obtengan 20 millas por galón o más, necesitas un sistema para sacar rendimiento de tu combustible. ¿Por qué? Si tienes docenas o cientos de vehículos repartidos en varias ubicaciones, intentar calcular manualmente los costos totales puede ser una tarea abrumadora.
 
Gracias a un software de administración, optimizarás su rendimiento y podrás realizar un seguimiento de su uso en tiempo real de forma automática.
 

Integrar las tarjetas de combustible con el software de gestión

Esto permite que los datos fluyan sin problemas. En el momento de la compra, el software de gestión de flotas basado en la nube actualiza directamente esta acción, sin necesidad de introducir datos ni realizar cálculos.
 
Igualmente, estas tarjetas para flotas limitan los cargos fraudulentos y, al mismo tiempo, aprovechan las recompensas y otros beneficios promocionales.

Calculadora digital automática de economía

Los administradores de flotas pueden usar software de control de combustible para calcular automáticamente las métricas de economía para cada activo. Un aspecto que podría tener un impacto tremendo en el presupuesto e influir en la estrategia de reemplazo de vehículos.

Finalmente, sabemos que estamos hablando de una inversión adicional en administración, pero es una que se paga sola en cada viaje ejecutado con éxito. El software de gestión de flotas puede ahorrarte costos operativos en varios frentes más allá del carburante, logrando doblegar hasta la que hace poco era la imbatible planilla control de combustible.

 

 

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