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Administración de flotas de vehículos y costes: aprende a visualizarlos y a analizarlos

17 de diciembre, 2019

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Javier Arambarri
Escrito por
Javier Arambarri
Categoría
Costes

Administrar flotas de vehículos de manera eficiente y productiva conlleva la toma de toda una serie de decisiones diarias que deben ser acertadas. Controlar el consumo de combustible, monitorizar los mantenimientos de los vehículos, elegir a los mejores conductores… son solo algunas de las tareas habituales en la dirección de una flota vehícular. Un software de gestión en el que se integren todos los datos generados por un conjunto de vehículos hace posible llevar a cabo esas funciones, pero es preciso conocer cómo visualizar y analizar la información que genera.

Administración de flotas de vehículos y respuesta a las preguntas adecuadas

Para tomar buenas decisiones en tiempo real es imprescindible contar con información fiable sobre todo lo que afecta a nuestra actividad productiva. Se trata del primer paso para poder establecer comparaciones posteriores. Solo podremos responder a estas preguntas de forma correcta si podemos visualizar los datos y compararlos. Y aquí es donde intervienen las herramientas de gestión de software, reduciendo el tiempo y los recursos que debemos destinar a ello. Estas son algunas de las preguntas a las que podemos dar respuesta:

¿Están mejorando o empeorando los 5 indicadores de gestión de flota vehicular clave?

  • ¿Los costes derivados de nuestra actividad están aumentando o decreciendo?
  • ¿Nuestros vehículos son eficientes, o ha llegado el momento de sustituirlos por otros nuevos y que consuman menos combustible?
  • ¿Nuestros proveedores siguen siendo los más adecuados?.
  • ¿Con qué acciones estamos logrando reducir nuestros costes y cuáles no son efectivas?.

Los tipos de costes que podemos controlar

Disponer de un buen cálculo y control de los costes totales de la flota es fundamental para lograr la mejor administración de flotas de vehículos posible y reducir los costes relacionados con la gestión de flotas.

Costes directos:

  • Costes fijos. Dentro de este apartado se puede diferenciar entre costes de capital (compras, amortizaciones, financiación, etc.) y costes de operación (conductores, seguros o impuestos y tasas).
  • Costes variables. Pueden distinguirse entre ineludibles (combustible neumáticos, mantenimientos, averías o accidentes) y eludibles (peajes, dietas, sanciones, incentivos, etc).

Costes indirectos. Son todos aquellos vinculados a los recursos humanos y materiales de la gestión de la empresa, desde los salarios de los empleados que gestionan las flotas desde las oficinas, hasta las licencias de software y hardware, pasando por el coste de las infraestructuras de la empresa.

El análisis de todos estos datos es la mejor forma de responder a la frecuente pregunta de ¿cómo reducir los gastos en la gestión de una flota de vehículos?. Mediante una plataforma de software en la nube se pueden recibir alertas que pongan sobre aviso inmediato sobre situaciones anómalas, como por ejemplo el robo de combustible o el uso no autorizado de algunos de los vehículos.

La posibilidad de obtener informes en cualquier momento y lugar también facilita que los responsables de una flota puedan observar en detalle aquellos puntos en los que tengan mayor interés, detectar debilidades y fortalezas y, en definitiva, tomar decisiones acertadas en todos los ámbitos que afectan a la rentabilidad de la compañía.

¿Por qué visualizar los datos con facilidad resulta rentable?

La gestión del tiempo es uno de los mayores dolores de cabeza de los directivos de empresas de transporte. El volumen de resoluciones que deben tomarse en poco tiempo es tal, que es imprescindible utilizar una herramienta de software que permita visualizar los datos con facilidad. El orden de los datos y su integración desde distintos orígenes hace que las decisiones que se tomen no solo sean mejores, porque están basadas en la mejor información, sino que convierte todo el proceso en mucho más ágil.

Cuando toda la información sobre los costes de nuestra empresa de transporte está ubicada en un mismo lugar se produce una visualización de datos rápida y sencilla. Las integraciones con otras herramientas tipo SAP o tarjetas de combustible aportan una visión de nuestro negocio tanto global como detallada.

Cuando podemos aunar las ventajas de nuestro sistema de gestión de flotas con un sistema ERP de planificación de recursos estamos dando un importante paso adelante desde el punto de vista de la competitividad. La suma en una única plataforma de datos y procesos de diferentes áreas (finanzas, dirección comercial, operaciones, etc.) da como resultado un incremento exponencial de la eficiencia y la productividad de nuestra compañía.

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